ICT bij het MKB in de praktijk (deel 6)
Elk bedrijf heeft één of meer databases in gebruik. Deze draaien extern in de cloud of intern op servers. Bedrijven zijn ervan afhankelijk ter ondersteuning van cruciale bedrijfsprocessen. Als zo’n database door een storing tijdelijk uit de lucht is, valt het bedrijf stil. Productiemachines stoppen, vrachtwagens staan stil, kassa’s zijn afgesloten, pakketten zijn niet meer te ontvangen, je kunt geen facturen meer versturen, geen betalingen meer doen, patiëntendossiers zijn niet toegankelijk…
Voorkom downtime
Aanbieders van databases en bedrijven die ermee werken, doen er van alles aan om te voorkomen dat de cruciale database tijdelijk uitvalt. Uitval met als gevolg stagnerende bedrijfsprocessen kost zeer veel geld. Databases worden waar mogelijk redundant uitgevoerd. Lukt dit niet – en er zijn wonderbaarlijk genoeg anno 2020 nog steeds databases die dit niet ondersteunen – worden alternatieve oplossingen gezocht in de vorm van snelle herstelmogelijkheden door bijvoorbeeld een fallback- of noodscenario paraat te hebben als er wat gebeurt. Downtime wordt zo tot een minimum beperkt. Oplossingen hiervoor worden gebouwd op netwerk-, systeem- én databaseniveau.
Honderden velden per dag
Er is echter nog een factor die de bedrijfsprocessen sterk verstoort: de gebruikers van de database. Er moeten dagelijks per medewerker honderden velden worden gevuld met data, dit is mensenwerk. Grote organisaties investeren in een of meer applicatiebeheerders die ervoor zorgen dat de data correct is. Ze werken ook aan werkinstructies en procedures om fouten te voorkomen. Er zijn organisaties waar aparte databeheerders werken met als enige doel: correct en schoonhouden van data. Bij het MKB zijn beide rollen of functies nog veel belangrijker maar veelal niet aanwezig.
Foute data
Een correct ingerichte en geprogrammeerde database helpt je hier zo goed mogelijk bij: de modelleur of ontwikkelaar schermt velden af, vult andere velden automatisch, doet suggesties waar mogelijk en maakt en toont werkinstructies. Maar bij kleinere bedrijven waar meer van dag tot dag en ad-hoc wordt gewerkt, is het heel lastig de aandacht te focussen op de relevantie van correcte data, laat staan hier wekelijks uren aan te spenderen. Procedures zijn niet volledig of niet uitgewerkt en nieuwe medewerkers worden hierdoor verkeerd ingewerkt.
Veldmisbruik
Een gevolg is het verkeerd en variabel of op ad-hoc basis vullen van velden. Veldmisbruik leidt tot grote terugkerende verstoringen van bedrijfsprocessen, in het bijzonder als het data van stamgegevens betreft! Je creëert zo ongedocumenteerde codering in velden, onbeschreven statussen verstopt in velden en afhankelijkheden van en tussen processen door het creatief vullen van velden. Processen lopen regelmatig vast, rapportages zijn onbetrouwbaar en koppelingen met andere databases of webservices zijn onmogelijk. Veldmisbruik is niet iets wat bewust gebeurt, maar wat ontstaat door jarenlang met een database te werken die ook nog eens regelmatig wordt geactualiseerd, wisselingen van functies, van medewerkers en ad-hoc werkwijzen.
Data cleansing
Er is een oplossing. Het proces van opschonen van data heet Data Cleansing. Er zijn bedrijven in gespecialiseerd die je hiervoor kunt inhuren, maar eigenlijk is het beter dit zelf te doen en hier elk jaar structureel tijd voor vrij te houden. Als je dan meteen de procedures maakt of actualiseert, wordt het bedrijf veel efficiënter en is de database niet langer een belemmering tegen, maar aanjager van innovaties.
Ben je docent, heb je vragen over ICT bij het MKB? Mail mij gerust: marcel@eversa.nl
Wat is jouw ervaring met database redundancy, veldmisbruik en data cleansing? Deel je ervaring in de reacties!
Benieuwd naar het aanbod van BrinkmanICT.info? Ga dan naar onze webshop>
Geef een reactie