Hoe verminder je werkdruk?

Hoe krijg je een goede werk/privébalans? Hoe kun je efficiënter je werk doen? Het afgelopen jaar heb ik verschillende bijeenkomsten voor docenten bijgewoond. Bij veel sprekers kwamen deze vragen voorbij. En niet voor niets. Velen van ons lijken door hoge werkdruk minder energie en minder plezier in het werk te hebben. Dit hoeft niet! Gelukkig heb je zelf veel meer in de hand dan je denkt. Zeker als het gaat om je eigen gevoel van welbehagen. Hieronder een aantal tips die ik hier en daar vandaan heb geplukt het afgelopen jaar.

Neem het heft in eigen handen

Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat een manier is om werkdruk te verminderen: je eigen verantwoordelijkheid nemen! Wanneer je een probleem ervaart, begin er dan eens mee te kijken wat je hier zelf aan kunt doen. Het is zo makkelijk het probleem bij een ander te leggen, bijvoorbeeld: ‘Het ligt aan die-en-die, die is er bijna nooit.’

Je eigen verantwoordelijkheid nemen kan heel concreet. Een toptip vond ik wel: onderneem direct actie! Als je iets voor elkaar wilt krijgen, bedenk dan: Wie moet ik hiervoor bellen of mailen, wie kan mij hierbij helpen? Welke website kan mij helpen? Welk boek kan ik lezen? Zie de mogelijkheden, schrijf ze direct op en maak er concrete actiepunten van. Zet de uiterste uitvoerdatum erachter. Zo kun je de controle weer terug krijgen. Je zult zien dat je minder afhankelijk van anderen bent dan je denkt, misschien zelfs helemaal niet meer. Het kan best zo zijn dat door jouw acties het probleem zich vanzelf oplost. Of dat het simpelweg niet meer wordt ervaren als een probleem. Gevolg: minder werkdruk.

Bepaal wat belangrijk/dringend is en wat minder

Heel veel dingen zijn ‘dringend’ in onze maatschappij. Er wordt verwacht dat telefoontjes en e-mailtjes direct worden beantwoord. Bedenk eens wat voor jou nu eigenlijk echt belangrijk is. Stephen Covey, de inmiddels overleden auteur van bestsellers als ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ deed eens de uitspraak: “Als ik met mijn familie zit te eten neem ik de telefoon niet op.” Met andere woorden: als een drukbezet schrijver zichzelf ademruimte gunt, mag jij dat toch ook! Als er teveel van je wordt gevraagd, mag je ook weigeren of iets naar een later tijdstip verplaatsen. Vraag daarom eens aan degene die iets van je vraagt hoe dringend het is. Sommige zaken moeten direct opgepakt worden, andere zaken kun je best naar een later tijdstip zetten.

Een hulpmiddel hierbij kan zijn: de Matrix van Eisenhower.

Let op: Uitstelgedrag zegt vaak iets over de mate van belangrijkheid en dringendheid. Moet je nog een stapel onderwijstijdschriften lezen? Plan het in je vakantie. Kom je er dan nog niet aan toe? Dan is het blijkbaar niet belangrijk genoeg. Doe ze weg en laat het los.

Manage je tijd

Er zijn vele manieren van timemanagement. Een leuke tip die ik opving is die van de Pomodoro-techniek, ontwikkeld door Francesco Cirillo.

Bij deze techniek wordt een kookwekker (of een timer) gebruikt die steeds op 25 minuten wordt gezet. Die periode van 25 minuten noem je ‘een pomodoro’. (De kookwekker van de bedenker had de vorm van een tomaat, vandaar deze benaming.) In die 25 minuten ga je geconcentreerd werken aan een taak en sluit je je af voor afleiders als telefoon en email. Vervolgens neem je drie minuten pauze, waarna er een nieuwe periode van 25 minuten ingaat. Na vier pomodoro’s is het tijd voor een langere pauze van een half uur.

Dus:

1. Bepaal welke taak je gaat doen.
2. Stel de kookwekker of timer in op 25 minuten.
3. Werk geconcentreerd aan je taak tot de 25 minuten om zijn.
4. Neem een korte pauze van drie minuten.
5. Na elke vierde ‘pomodoro’ neem je een langere pauze van dertig minuten.

Dit is een techniek waarmee je vandaag al kunt starten, als je bijvoorbeeld werk moet nakijken of met een beleidsplan aan de slag gaat. Het is vast even wennen, maar na weken merk je het verschil. Je kunt dan ook eens kijken of je een taak qua tijd goed inschat: Hoeveel pomodoro’s denk ik nodig te hebben voor deze taak? Hoeveel popmodoro’s vind ik deze taak waard? Als ik me er niet aan kan houden, hoe komt dat dan en hoe kan ik er de volgende keer voor zorgen me er wel aan te houden? Interessant.

De volgende keer: Waarom het ook belangrijk is dat je leerlingen lekker in hun vel zitten.