Met deze vijf don’ts kun je snel veel winst boeken en worden je online vergaderingen niet alleen productiever, maar ook leuker.
1. De mute-knop gebruiken
Als je mensen na afloop vraagt waarom dit nou zo’n goede discussie was, dan geven ze eigenlijk altijd terug dat iedereen actief en betrokken was. Dat gaat niet werken als mensen tijdens de discussie ineens de mute-knop aanzetten, en zich daarmee buiten de discussie plaatsen. Spreek met elkaar af dat op het moment dat je actief de discussie ingaat, niemand de mute-knop gebruikt. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en gaan ze hun e-mail checken, whatsappen, de hond uitlaten, vakantie boeken, enzovoort.
2. Continu achter elkaar vergaderen (back-to-back)
Er zijn nogal wat mensen die bijna continu virtueel aan het vergaderen zijn; eigenlijk onmenselijk. Niet gek dat mensen aangeven dat thuiswerken zoveel vermoeiender is. Doorbreek deze slopende gewoonte door regelmatig wandelend beloverleg in te plannen, of met elkaar een vergaderloze dag af te spreken. Want hoe je het ook wendt of keert, vier meetings van drie kwartier achter elkaar betekent namelijk gewoon drie uur continu vergaderen!
3. Notulen maken en rondsturen
Wie leest na de meeting nog alle notulen? Waarom zou je nog eens willen nalezen wie wat heeft gezegd? De notulen zijn zoals de aantekeningen van de colleges tijdens je opleiding, die lees je achteraf nooit meer. De focus moet bij verslaglegging liggen op de kern waarvoor we bijeenkomen: samenkomen om via nieuwe inzichten besluiten te nemen die de wereld erna veranderen. Alle meetings zijn dan ook samen te vatten in vijf categorieën: besluiten, acties, tijdlijn, eigenaar, communicatie intern/extern (BATEC).
4. De rondvraag
De rondvraag kan nogal eens ontaarden in ongewenste discussies en improvisaties die je zeker op het scherm dient te voorkomen. De een komt met iets, waarop de ander dan spontaan reageert, wat bij nummer drie de nodige associaties oproept… Voordat je er erg in hebt, zit je op het niveau van kroegpraat en loopt de vergadering weer uit. Er zijn andere manieren en kanalen om nieuwe agendapunten of inzichten naar aanleiding van de vergadering met elkaar te delen. Maar niet nu, onvoorbereid en net voor het einde van het overleg. Organiseer ‘uitlogtijd’, waar je samen kunt uitblazen en hardop nog wat mijmert over wat gezegd is; mogelijk komen er dan thema’s op die je wilt agenderen op de volgende meeting.
5. Steeds dezelfde fouten blijven maken (doordat we niet evalueren)
We hebben al eeuwen fysieke ontmoetingen, en nu ineens moet dat allemaal virtueel. We doen hartstikke ons best, met alle goede intenties. Maar er gaat nog best veel mis. Om ervoor te zorgen dat we steeds iets beter worden, is evaluatie onmisbaar. Je kunt meetings ook even kort evalueren met elkaar door iedereen vooraf en na afloop de ‘energie’ aan te laten geven met een score van 0 tot 10.
Rob de Haas schrijft, spreekt en traint over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van Praktijkgids online vergaderen met daarin spelregels, scripts en workshops om zelf aan de slag te gaan. Op www.robdehaas.nl/onlinevergaderen kun je de spelregels voor online vergaderen downloaden.
Geef een reactie