Als we ons oude vergadergedrag kopiëren naar het scherm is dat de snelweg die leidt naar thuisburn-outs en uitputting. Een van de grootste boosdoeners is het verleidelijke (maar stompzinnige) idee dat we allemaal de hele dag beschikbaar zijn voor vergaderingen, omdat we toch thuis zijn. We schieten achteloos elkaars agenda vol, liefst strak tegen elkaar aan. Met als gevolg dat iedereen het gevoel heeft nauwelijks op adem te kunnen komen, alsof je de hele dag ‘aan’ staat.
Met deze vijf do’s kun je snel veel winst boeken en worden je online vergaderingen niet alleen productiever, maar ook leuker.
De 5 do’s
1. Spreek met elkaar etiquetteregels af
De een zit uitgebreid te eten, de ander schuift aan in trainingspak of badjas, mensen die ineens van het scherm weglopen. Om onnodige ergernis te voorkomen, kun je samen een paar gedragsregels afspreken om digitaal goede discussies met elkaar te voeren. Denk daarbij aan dresscode, gezamenlijk inloggen voor wat ‘small talk’, altijd beeld aan en aangeven dat je even weg moet.
2. Maak vooraf rollen bekend
Bij virtueel samenwerken is het nog belangrijker dat we elkaars verwachtingen managen, zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht. Op die manier weet iedereen vanuit welk perspectief hij aanschuift. De meest voorkomende rollen zijn:
- De moderator (regie)
- De verslaglegger
- De expert (specialisme en ervaring)
- De deelnemer (teamperspectief)
- De observator (check op aandachtspunten)
3. Vergader maximaal 45 minuten
Onze natuurlijke manier van communiceren wordt via het scherm sterk beperkt. Omdat we via het scherm eigenlijk alleen onze stem tot onze beschikking hebben, gaan we overcompenseren om de boodschap zo goed mogelijk te verstaan. Uitermate vermoeiend. Om die reden zouden we niet langer dan drie kwartier achter elkaar moeten vergaderen. Duurt de vergadering langer, pauzeer tijdig.
4. Knip lange discussies op in kleinere eenheden
Belangrijke discussies vragen veel aandacht van alle deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat we hooguit zo’n 10 tot 15 minuten naar iemand kunnen luisteren, daarna verslapt onze aandacht snel. Zo’n eendimensionale woordenstroom vergt het uiterste van ons. Hoe kunstmatig het ook mag overkomen, vanuit deze wetenschap is het goed met elkaar een aangenaam ritme te hanteren voor langere discussies, waarin je op tijd pauzeert.
5. Streef naar maximale groepsgrootte van 5 tot 7 mensen
De grondregel ‘je hebt 1 gesprek met een groep van maximaal 7 mensen, je hebt twee of meer gesprekken bij een grotere groep’ is nog meer van toepassing nu we online vergaderen. Dan zijn discussies gemakkelijker te voeren en kom je ook sneller tot een besluit. Wil je toch dat de hele groep van vijftien of twintig met elkaar discussieert, deel de groep op in subgroepjes en laat ze in break-out rooms discussiëren.
Rob de Haas schrijft, spreekt en traint over professionele ontmoetingen. Hij is auteur van Praktijkgids online vergaderen met daarin spelregels, scripts en workshops om zelf aan de slag te gaan. Op www.robdehaas.nl/onlinevergaderen kun je de spelregels voor online vergaderen downloaden.
Geef een reactie