Het plannen van een bijeenkomst is ook onderdeel van de werkzaamheden van een secretaresse, en daarom ook één van mijn stageopdrachten. Nu is het zo dat Rob een bijeenkomst wou plannen om een klas eerstejaarsstudenten te informeren over het secretariële beroep waarvoor zij studeren. Hij is verantwoordelijk voor het digitaal lesmateriaal van de methode Secretarieel.info. Aan mij dus de opdracht om dit voor elkaar te krijgen. Ik heb alle informatie gekregen die ik nodig had en met behulp hiervan heb ik de voorbereidingen in gang gezet.
De voorbereidingen
Toen ik de opdracht kreeg, ben ik er vrijwel meteen mee begonnen. Ik heb voor mezelf bedacht wat ik allemaal moest doen. Ik heb een checklist gemaakt waarop ik dingen kon afstrepen. En ik heb een draaiboek gemaakt ter informatie voor mijn collega’s. Dit is heel handig omdat je zo bijvoorbeeld precies kan zien waar je gebleven bent.
Ik heb voor het organiseren mijn checklist gebruikt. Ik ben simpelweg alle punten bij langsgegaan en zo heb ik alles kunnen regelen. Ik heb bijvoorbeeld de ruimte gereserveerd, het budget laten vaststellen, een agenda gemaakt en de uitnodigingen verstuurd. Tot slot heb ik mijn collega’s op de hoogte gesteld van de bijeenkomst zodat zij niet zouden schrikken van het jonge bezoek.
Een dag van te voren heb ik samen met Winny en Priscilla, onze officemanagers, de presentatie doorgenomen met een PowerPoint. We waren eerst bang dat het niet lang genoeg zou duren. We hebben getimed en we kwamen lang niet aan het aantal minuten. Ik heb mijn collega’s vragen gesteld die interessant zijn voor de studenten. Winny en Priscilla hebben zo hun presentatie langer kunnen maken wat precies de bedoeling was!
D-day
Op de dag van de bijeenkomst hebben we nog het een en ander voorbereid zodat er geen opstartproblemen zouden zijn. Toen iedereen aankwam, heb ik ze verwelkomd bij de receptie. Ik liep met de gasten mee naar de kapstok waar iedereen hun jas ophing. Vervolgens bracht ik de klas naar de ruimte waar we de ochtend hebben doorgebracht.
Rob is de ochtend begonnen met het introduceren van Edu’Actief aan de klas en stelde hij ons ook voor. Hierna zijn Winny en Priscilla om de beurt aan het woord geweest. Met behulp van een leuk animatiefilmpje en een Kahoot quiz zijn de werkzaamheden van een secretaresse aan bod gekomen. Ook hebben Winny en Priscilla verteld over hun studie en werkervaringen. Dit was voor mij ook nieuw, en ik vond het dus ook interessant om te horen hoe mijn collega’s deze periode hebben ervaren.
Het was vooral leuk om te zien hoe de meiden langzamerhand loskwamen. In het begin waren ze wat afwachtend en stil. Mijn collega’s maakten een paar leuke opmerkingen en begonnen te praten over dingen die de studenten interesseerde. Dit was leuk omdat de groep toen losser werd en er meer interactie ontstond. Ook kreeg ik tussentijds al wat vragen over mijn stage. Hier kon ik zelf natuurlijk antwoord op geven en dat gaf me een heel goed gevoel.
Mijn presentatie
En toen was het mijn beurt. Ik was van te voren best zenuwachtig en ik had mijn presentatie expres niet uit mijn hoofd geleerd. Het ging tenslotte over mijn eigen ervaringen. Maar toen de groep losser werd en er meer gelachen werd, had ik het gevoel alsof ik voor mijn eigen klas stond te presenteren. Ik voelde me hierdoor op mijn gemak en daarom kon ik zo een presentatie neerzetten.
Ik had één dia met mijn steekwoorden erop. Ik vertelde waarom ik voor het secretaressevak heb gekozen, over mijn opleiding en over mijn beide stages. Ik legde mijn werkzaamheden uit, de leukere dingen die ik doe en natuurlijk ook de minder leuke taken. Toen ik zei dat ik deze bijeenkomst had georganiseerd hoorde ik één meisje een grapje maken dat ze wil stoppen met de opleiding. Dat kan ik me wel voorstellen, omdat zij in hun eerste jaar zitten zonder enige werkervaring in dit beroep. Het klinkt als een hoop informatie, en dat is het ook, maar gelukkig went het snel! De stages moeten er natuurlijk voor zorgen dat je werkervaring opdoet.
De lunch
Na de presentaties hadden we een lunch. Er waren verschillende belegde broodjes en broodjes kroket. Dit was natuurlijk helemaal gericht op de doelgroep, de jonge studenten. Een ongezonde hap gaat er namelijk altijd wel in. Ik ben aangeschoven bij een groepje meiden die aan een grote tafel zaten. Ik heb even met ze gekletst en ik herkende me in veel van hun verhalen over de opleiding. Ook Winny en Priscilla kwamen erbij zitten. We hebben de ochtend op deze manier heel gezellig kunnen afsluiten. Na de lunch hebben we afscheid van elkaar genomen.
Zelf vond ik het een geslaagde ochtend. Dit was voor mij de eerste keer dat ik een bijeenkomst heb georganiseerd waarbij ikzelf aanwezig was. Het leukste vond ik nog dat ik vragen kreeg over mijn stage, en dat ik daar een goed antwoord op kon geven. Deze klas begint binnenkort met hun eerste stage, en dat is voor hen dan ook nog eng! Ik hoop dat we door deze ochtend de studenten een goed beeld hebben gegeven van het beroep. Ik ben erg benieuwd naar de mening van deze meiden over de ochtend.
Het was een hele leuke ochtend, ik heb veel geleerd over edu actief. Een professionele presentatie en alles ook heel goed voorbereid. De lunch was lekker. Bedankt voor de gezellige en leerzame dag!