ICT bij het MKB in de praktijk (deel 5)
Al jaren zijn bedrijven bezig met een digitale transformatie: om snel in te spelen op wensen van klanten en het management, moet informatie snel en overzichtelijk te vinden zijn. Bedrijfsprocessen moeten helemaal digitaal verlopen. Het papierloze kantoor hoort hier onlosmakelijk bij. Toch wordt er bij veel bedrijven nog met papier gewerkt en draaien printers overuren.
25 printers…
Vorig jaar heb ik een project gedaan om het afdrukproces in beeld te brengen en het afdrukken te consolideren. Uit een snelle inventarisatie blijkt dat er meer dan 25 printers stonden, vaak per kantoor een eigen printer. Omdat de printers altijd ad-hoc besteld en vervangen worden, zijn het nagenoeg allemaal verschillende modellen, elk met hun eigen type tonercartridges. Het gemak van een printer in elk kantoor, draagt nog eens extra bij tot het maken van afdrukken. Toner is erg duur en op voorraad houden is niet handig. Door de vele modellen en bijbehorende stuurprogramma’s, is afdrukken ook storingsgevoelig.
Managed printers
Elke printer houdt het aantal zwart-wit en kleurenafdrukken bij. Het is wat puzzelwerk, maar dan weet je precies hoeveel prints er uit elke printer komen. Tel papierkosten, tonerkosten, afschrijving van de printers en verlies door storingen bij elkaar op, en het vervangingsplan is al bijna gereed. We kiezen voor een drietal “managed printers” die als gangprinter worden ingezet op drie tactische plekken. Hierbij betaal je per maand per zwart-wit en kleurenafdruk, inkt wordt automatisch toegestuurd als deze opraakt (de printers communiceren via interne software met de partner die de diensten verzorgt) en storingen worden verholpen door de partner. Je wordt dus helemaal ontzorgd.
Het juiste papier
Het heeft wel even geduurd eer we tevreden waren. De nieuwe printers maken gebruik van moderne inkjettechnologie (HP PageWide) en niet langer van dure toners. De testafdrukken die we hebben laten maken waren van uitstekende kwaliteit. De afdrukken op de geleverde printers waren niet in orde. Wat blijkt, de aan ons geleverde printers waren de nieuwste modellen van de geteste exemplaren. Het blijkt dat de keuze voor papier zeer nauw komt voor dit type printer, en het maakt niets uit of je speciaal HP-papier kiest of witmerk papier. Met het juiste papier, is de kwaliteit in orde maar het is een zoektocht geweest naar papier waarbij we niet echt ondersteund zijn door de dienstverlener.
Digitale transformatie?
Cruciale vraag is: print het bedrijf nu daadwerkelijk minder? Is er een digitale transformatie in gang gezet? Het antwoord is: ja, maar het gaat langzaam. Nog niet alle lokale printers zijn opgeruimd, daar is nog steeds verzet tegen, maar dit is een kwestie van tijd. De bewustwording dat het beter is minder te printen, te printen in zwart-wit in plaats van kleur en vooral om niet te printen begint zich te ontwikkelen.
We zien al medewerkers die naar de gangprinter lopen voor grotere afdruktaken, omdat die printers sneller zijn en taakopslag ondersteunen (afdrukken starten bij de printer). De printers zijn ook snelle scanners, en met scan to mail en scan to file wordt er nu veel meer gescand en digitaal bewaard.
Voor de gangprinters hoeft geen inkt besteld te worden, die wordt vanzelf toegestuurd en is inbegrepen in de prijs per afdruk. Het scheelt administratie (voor bestellingen en ontvangen). Verwisselen van de inktmodules is veel eenvoudiger dan verwisselen van toners en er zijn veel minder storingen met de gangprinters. Het bedrijf bespaart daarnaast nu al (ondanks dat nog niet alle laserprinters zijn opgeruimd) al 35 procent op afdrukkosten.
Ben je docent, heb je vragen over ICT bij het MKB? Mail mij gerust: marcel@eversa.nl
Wat is jouw ervaring met printen op kantoor? Maakt jouw bedrijf al gebruik van managed printers? Deel je ervaring in de reacties!
Geef een reactie