In dit artikel vertelt Marcel Beelen, één van de auteurs binnen BrinkmanICT.info en werkzaam in de IT-praktijk, over de implementatie van een ERP-applicatie. Wat komt daar allemaal bij kijken? Waarom is dat toch zo’n grote uitdaging? Dit artikel werd eerder gepubliceerd in AG Connect.
Er komt een moment dat je aan de slag moet met een Enterprise Resource Planning applicatie. Waarom? Een ERP helpt je organisatie processen te stroomlijnen, efficiënt te werken en te innoveren. Bovendien ben je met een diversiteit aan rapportages ben je in staat allerlei voorspellingen te doen en vooral de juiste beslissingen te nemen. Maar waarom is het toch zo een lastig thema?
Bij veel middelgrote bedrijven werken groepjes mensen in tamelijk geïsoleerde silo’s. Communicatie over processen en statussen is dan erg lastig, er zijn veel interpretaties mogelijk van dezelfde feiten. Het is simpelweg onmogelijk om iedereen op de hoogte te houden. Bedrijven vallen dan snel terug op email: mail iedereen die iets moet weten en zet vooral veel collega’s op de kopielijst. Je kunt dan altijd zeggen: “maar dat heb ik je toch gemaild?”
Taken overnemen van collega’s tijdens ziekte of vakantie is zeer lastig. Je moet terugvallen op mailboxen van collega’s of in het ergste geval de klant of toeleverancier lastig vallen voor informatie die je zou moet hebben maar niet kunt vinden. Een ERP-systeem helpt je gegarandeerd om in dit soort situaties – die veel voorkomen bij middelgrote bedrijven – aan te pakken.
Migreren moeilijker
We zien ook middelgrote organisaties die vele jaren geleden gestart zijn met een ERP, en die door interne ontwikkelingen, groei, fusies of overnames uit hun ERP gegroeid zijn. Het pakket sluit op diverse cruciale plekken niet meer aan op de veranderende processen. Medewerkers beginnen (weer) terug te vallen op Excel en Word om gegevens bij te houden en mailen meer. Zeker in de begintijd van het ERP, zo’n 20 jaar geleden, waren er veel applicaties die nog in ontwikkeling waren en die gebouwd zijn aan de hand van wensen van bestaande toenmalige klanten. Een ERP-pakket vervangen omdat het niet meer voldoet, is erg lastig omdat je naast de introductie van een nieuw pakket in de meeste gevallen nog met een conversie- en migratie-uitdaging worstelt.
Nieuw pakket
Nu sta je voor het selectieproces voor een (nieuw) ERP-pakket. Wat het pakket moet doen, is evident. Het ERP biedt één gezamenlijke bron van alle informatie over alle afdelingen heen. Het moet repeterende taken simpeler maken, de hoeveelheid in te voeren gegevens beperken en invoerfouten voorkomen. De hele supply chain moet inzichtelijk zijn en ruwe materialen, halfproducten en producten moeten te traceren zijn van inkoop, fabricage, transport, ontvangst, opslag in magazijnen tot verkopen, leveringen, betaling en facturering. Gegevens moeten gemakkelijk te analyseren zijn om trends te ontdekken. Het pakket moet CRM-functionaliteit hebben en slimme rapportagemogelijkheden kennen met dashboards voor visuele (statistische) procesinformatie. Dit moet op gebruikersvriendelijk wijze, intuïtieve relevante informatie tonen. En misschien wel het belangrijkste, een ERP moet betrouwbare, krachtige financiële en boekhoudkundige functies hebben want deze vormen de rode draad door alle bedrijfsprocessen.
Met vele honderden oplossingen en nog veel meer partners die branchespecifieke toevoegingen en modules hebben ontwikkeld op die oplossing, is de selectie een zeer lastig proces.
1. Laat je niet gek maken.
Op het moment dat je op zoek gaat naar een ERP-oplossing, word je al vrij snel vanzelf door veel te fanatieke verkopers gebeld. Zij hebben één doel: op bezoek komen. Ze weten allemaal, eenmaal binnen hebben ze al half gewonnen en een voorsprong op de honderden concurrenten. Voor je het weet heb je de ene verkoper na de ander verkoper aan je vergadertafel zitten om een product aan je te tonen wat “perfect aansluit” bij je branche. Kijk door de mooie brochures, websites en demo’s heen, de werkelijkheid is vaak heel anders en minder mooi en gemakkelijk dan je wordt voorgeschoteld. Gebruik ze als gratis consult, maar wimpel ze daarna zeker in de eerste zes maanden af. Voor je het weet word je op het verkeerde been gezet door een gecreëerde tunnelvisie. Zoek in de markt wat anderen gebruiken, verbreed je horizon. De keuze voor een ERP-pakket is er een voor minimaal 10 of misschien wel 20 jaar. Je stapt er niet zomaar vanaf.
2. Veel klanten.
Kies een basis ERP-product wat op grotere schaal gebruikt wordt. Het is geen garantie voor succes, maar bij een ERP-pakket wat door veel bedrijven gebruikt wordt, zit je veiliger. Een structureel probleem wordt bij een immers door veel andere klanten ervaren, en zal snel opgelost worden. Het is niet handig om de enige klant in de wereld te zijn van modules of functies. Een niche product zal wellicht out-of-the-box beter aansluiten, maar de vendor lock-in – die je toch altijd al ervaart – is hoger. Bezoek minimaal vijf of liefst meer referenties bij bedrijven die in jouw branche zitten en een ERP-pakket gebruiken. Probeer erachter te komen hoe ze het pakket ervaren, hoe de partner functioneert, wat de werkwijzen zijn voor updates en upgrades, wat de manier is waarop met maatwerk wordt omgegaan en meer.
3. Kies de juiste partner.
In de meeste gevallen moet je samenwerken met een partner. De partner kent het basisproduct en heeft er wellicht branchespecifieke uitbreidingen aan toegevoegd. Daar zit het katje: als deze uitbreidingen relevant voor je bedrijf zijn, ben je afhankelijk van die partner. Wisselen van partner is dan onmogelijk, dat hoeft geen probleem te zijn als de partner voldoende body heeft, maar voor kleinere partners ben je overgeleverd aan de kennis, continuïteit en manier van werken van die partner. Gestructureerd werken, documenteren en vooral helder communiceren met het juiste abstractieniveau zijn drie belangrijke pijlers in het proces. De partner voegt bovendien een extra laag aan toe, bij vernieuwingen en upgrades moet zowel het basisproduct als de partnerlaag geactualiseerd worden. De partner moet rekening houden met ander klanten die de branchelaag gebruiken, net als de ERP-ontwikkelaar dat moet doen voor al zijn klanten en partners. Als er bovendien door de partner maatwerk gemaakt is voor je bedrijf, moet dit maatwerk additioneel onderhouden worden. Wat gebeurt er als er bij je partner cruciale medewerkers vertrekken? En stel dat de partner failliet gaat, wat betekent dat voor de branchelaag van de partner en het voor jouw bedrijf geschreven maatwerk?
4. Open product.
Kies een ERP-product wat open en flexibel is. Open betekent toegankelijkheid, je hebt de beschikking over opleidingen, boeken, referentieverhalen, white papers, congressen en partnerbijeenkomsten, en uitgebreide documentatie van het ERP-pakket en de branchelaag. Je wilt niet afhankelijk zijn van één basispakket met één partner, het kan immers handig zijn ooit eens van partner te wisselen. De mogelijkheden om eenvoudig modules van derde partijen toe te voegen, gemakkelijke met andere partijen (bijvoorbeeld de fiscus) te integreren of de toevoeging van rapportage tools zijn erg belangrijk. Voor kleine en middelgrote bedrijven: draai het pakket bij voorkeur in de cloud, volg ontwikkelingen van de fabrikant en branchepartner meteen. De nadelen wegen op tegen de voordelen.
5. Begin bij jezelf.
Elk bedrijf heeft medewerkers die al lang in dienst zijn en al jaren op dezelfde manier werken. Een ERP-pakket kan weliswaar aangepast worden aan deze manier van werken, maar je organisatie zal hoe dan ook anders moeten gaan functioneren. Probeer maatwerk te voorkomen, want maatwerk kost je elk jaar opnieuw veel geld bovenop de toch al dure licenties en hoge uurtarieven. Je wil geen partner die altijd ja en amen zegt en alweer een stukje maatwerk oplevert. Zoek een partner die je met daadkracht kan sturen. Begin bij jezelf. Zorg ervoor dat je de interne procedures en processen op orde en vastgelegd hebt voor je begint. Hoe werk je nu? Is dat hoe je wil blijven werken? Wat kan er beter? Beschrijf de processen en gebruik dit als blauwdruk voor selectie en implementatie en achteraf geactualiseerd als handleiding voor (nieuwe) medewerkers.
Tot slot
Met een breed gedragen ERP-product, een bewust gekozen partner in je eigen branche en een door medewerkers en management gedragen blauwdruk, creëer je uiteindelijk een passende ERP-oplossing. Maar laat je vooral niet gek maken in de lange weg ernaartoe.
Geef een reactie