ICT bij het MKB in de praktijk (deel 1)
In het midden- en kleinbedrijf, meestal worden daarmee bedrijven tot 250 medewerkers bedoeld, is lang niet altijd een vaste IT-medewerker in dienst. Toch heeft elk bedrijf wel degelijk IT in huis. Het minimale wat er moet gebeuren is de bedrijfsadministratie. Zelfs een zzp’er in de bouw heeft een pc, smartphone, een printer, een WiFi-netwerk, een provider en internetverbinding en een gehoste website. Afhankelijk van de branche zijn er specifieke applicaties in gebruik, al dan niet in de cloud.
Bijbaantje
Een zzp’er redt zichzelf wel bij IT-problemen, met wat hulp van Google, collega zzp’ers en vrienden. Bij iets grotere bedrijven worden vaak de IT-gerelateerde taken door één of meer niet in IT geschoolde medewerkers er structureel bij gedaan, net als bij de zzp’er het geval is. Er is altijd wel iemand die ‘er iets vanaf weet’ binnen een bedrijf en die beroep kan doen op de vriend van de dochter van de buurvrouw… Maar het aantal systemen en applicaties groeit, het wordt elk jaar complexer en er moet meer aandacht worden gegeven aan security en privacy. Er komt een moment dat een bedrijf moet bijschakelen en dat het met bijbaantjes of nevenactiviteiten niet meer lukt. Technisch wordt het te ingewikkeld en het kost teveel tijd, ten koste van de daadwerkelijke functie van de medewerker.
Externe partner
Voordat er besloten wordt een IT’er te zoeken en die op de loonlijst te zetten, is er vaak een jarenlange fase van uitbesteden. De manier van uitbesteden varieert. Bedrijven vragen ad-hoc hulp van een IT’er, die gewoon zijn uren factureert. Andere bedrijven kiezen ervoor periodiek maandelijks of zelfs wekelijks ondersteuning in te huren van een IT-bedrijf in de regio. Dit heeft als voordeel dat er beperkt capaciteit wordt ingehuurd, maar gebruik wordt maakt van de brede kennis binnen dat bedrijf. Is er meer capaciteit nodig of moet er een vernieuwing worden doorgevoerd, dan is dat heel flexibel te regelen. Soms is het mogelijk te betalen om IT-diensten af te nemen per werkplek of per medewerker in plaats van per uur of per project.
IT’er gezocht
Bij veel bedrijven komt er een moment dat de eerste IT’er in loondienst zinvol wordt. Deze keuze heeft veelal niet eens te maken met geld. Een medewerker in loondienst is weliswaar goedkoper dan bijvoorbeeld drie dagen in de week iemand te detacheren, maar het echte voordeel is dat eigen mensen toch anders naar het bedrijf kijken dan externen. Een vaste IT-medewerker kent het bedrijf, de processen en de medewerkers. Want hoe goed een extern bedrijf je ook ondersteunt en kent, er gaat niets boven een eigen, enthousiaste en betrokken medewerker.
Uitdaging
Zo ging ik jaren geleden als IT’er aan de slag bij een kleiner bedrijf met circa 50 medewerkers. Het gevolg van het jarenlang uitbesteden was meteen duidelijk: verouderde apparatuur en applicaties, voortslepende onoplosbare storingen, geen inzicht in kosten en keuzes die altijd op ad-hoc basis gemaakt zijn zonder onderbouwing of cijfers. De grootste uitdaging is om het bedrijf zo te moderniseren dat IT beter aansluit bij de interne processen en dat de stap naar de moderne technieken anno vandaag mogelijk wordt. Het bedrijf moet omgevormd worden van ‘analoog’ naar digitaal, we noemen dat de digitale transformatie.
Ben je docent, heb je vragen over ICT bij het MKB? Mail mij gerust: marcel@eversa.nl
Geef een reactie